Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 e del D.lgs. 196/2003 e successive modifiche
Virgin Active Italia S.p.A. è il Titolare del trattamento (d’ora in avanti: “Virgin Active” o “Titolare”) ai sensi del Regolamento UE 679/2016 (d’ora in avanti: “Regolamento”) e del D.lgs. 196/2003 e successive modifiche (d’ora in avanti: “Codice Privacy”) e considera la privacy e la tutela dei tuoi dati personali uno degli obiettivi principali della propria attività. Ti invitiamo, dunque, a leggere con attenzione la presente Informativa Privacy perché contiene informazioni importanti sulla tutela dei tuoi dati personali.
Cosa significa “trattare dati personali”? Vuol dire eseguire qualunque tipo di operazione su informazioni che permettono di identificarti, come ad esempio, in questo caso, il tuo nome e cognome o il tuo indirizzo e-mail. Le operazioni possono essere di vario tipo, ad esempio: la raccolta, la registrazione, la conservazione, la modifica, la consultazione, l'uso, la cancellazione o la distruzione. Leggendo questa informativa saprai quali tuoi dati personali verranno trattati da Virgin Active e perché.
La presente Privacy Policy, in particolare:
Il trattamento dei tuoi dati personali è ispirato al rispetto dei principi di correttezza, liceità, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione ed esattezza, integrità e riservatezza, nonché al principio di responsabilizzazione di cui all’art. 5 del Regolamento. I tuoi dati personali sono trattati in accordo alle disposizioni legislative del Regolamento e del Codice Privacy, e agli obblighi di riservatezza ivi previsti.
I dati personali sono ogni informazione che sia a te riferita, tramite la quale tu possa essere identificato o identificabile (di seguito solo “dati personali”). Nella categoria sono ricompresi dati quali, ad esempio:
Per “trattamento di dati personali” la normativa intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
Il Titolare può compiere le attività di trattamento direttamente o tramite soggetti esterni alla propria organizzazione, definiti Responsabili del trattamento. Tali Responsabili trattano i tuoi dati in base alle istruzioni del Titolare, ed esclusivamente per le finalità da quest’ultimo stabilite. Responsabili del trattamento possono essere, per esempio, i soggetti che forniscono l’infrastruttura tecnologica del Sito e dell’E-commerce.
INDICE
Di seguito forniamo l’indice della presente Privacy Policy così che tu possa facilmente trovare le informazioni che più ti interessano sul trattamento dei tuoi dati personali. Nella versione pubblicata sul Sito, cliccando su ogni singola voce dell’indice accederai alle informazioni ivi contenute.
2.a. Dati di navigazione
2.b. Dati da te forniti
2.c. Dati di terzi forniti volontariamente da te
2.d. Dati a te riferiti forniti da terzi
2.e. Dati trattati nell’interazione con i social network
2.f. Categorie particolari di dati
2.g. Geolocalizzazione
2.i Cookie
3. COME USIAMO I TUOI DATI PERSONALI, PERCHÉ E SU QUALE BASE LEGALE
4. CON CHI CONDIVIDIAMO I TUOI DATI PERSONALI
5. SERVIZIO DI PERSONAL TRAINING
6. TRASFERIMENTI ALL’ESTERO DEI TUOI DATI PERSONALI
7. PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I TUOI DATI PERSONALI
8. QUALI SONO I TUOI DIRITTI IN QUALITÀ DI SOGGETTO INTERESSATO
9. COME POSSIAMO MODIFICARE LA PRESENTE INFORMATIVA
10. COME CI PUOI CONTATTARE PER OTTENERE INFORMAZIONI ED ESERCITARE I TUOI DIRITTI PRIVACY
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1. CHI SIAMO E COME PUOI CONTATTARCI
Il titolare del trattamento è il soggetto che nel raccogliere i tuoi dati ne decide anche le modalità e le finalità del trattamento. Nel tuo caso, il Titolare del trattamento dei tuoi dati personali è Virgin Active Italia S.p.A., con sede legale in Corsico (20094 - MI), Via Archimede n.2, Codice Fiscale e Partita IVA 03641880962, che gestisce centri fitness e wellness sul territorio italiano, presso i quali rende i propri servizi alla clientela all’insegna dell’innovazione e del divertimento.
Virgin Active si è dotata di un responsabile per la protezione dei dati (Data Protection Officer o “DPO”), ovvero di un soggetto che ha il compito di supportare il Titolare nel rispetto della normativa privacy e di sorvegliare l’osservanza di quest’ultima. Il DPO di Virgin Active è a disposizione per qualunque informazione inerente il trattamento dei tuoi dati personali al seguente indirizzo: dpo@virginactive.it.
2. QUALI DATI PERSONALI TRATTIAMO
I dati personali trattati sono i seguenti:
2.a. Dati di navigazione
I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del Sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet.
Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al Sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l'orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, etc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico dell'utente. Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull'uso del Sito per controllarne il corretto funzionamento, per identificare anomalie e/o abusi, e vengono cancellati immediatamente dopo l'elaborazione. I dati potrebbero essere utilizzati per l'accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del Sito o di terzi.
2.b. Dati da te forniti
In fase di iscrizione ai Club (sia personalmente presso il Club che online acquistando un abbonamento sull’E-commerce) Virgin Active tratterà i tuoi dati personali necessari all’accreditamento tuo o del terzo in favore del quale hai effettuato l’acquisto (ad es. il minore nei cui confronti eserciti la responsabilità genitoriale). Oggetto del trattamento saranno sia dati comuni (ad esempio, nome, cognome, indirizzo e-mail, sesso, data di nascita, numero di telefono, codice fiscale, documento identificativo, indirizzo, eventualmente i dati di fatturazione, la fotografia che ti ritrae scattata al momento dell’iscrizione presso il Club) che dati rientranti nelle cd. “categorie particolari” ai sensi dell’art. 9, par. 1, del Regolamento, come meglio specificato al paragrafo 2.f che segue.
Altri trattamenti della tua immagine potrebbero avvenire perché all’interno del Club è installato un sistema di videocamere che serve a proteggere le cose e le persone, ed anche tu potresti essere ripreso da tali videocamere: le immagini raccolte sono conservate per sole 24 ore (ogni giorno, infatti, le immagini rilevate dalle telecamere sovrascrivono quelle del giorno precedente). Un’informativa specifica per questo trattamento è esposta pressi i Club e specifici cartelli indicano la presenza delle videocamere (es. “Area videosorvegliata”). Per maggiori chiarimenti in proposito potrai rivolgerti al tuo Club oppure scrivere ai recapiti indicati nella sezione 10 “come ci puoi contattare per ottenere informazioni ed esercitare i tuoi diritti privacy” della presente Privacy Policy.
Laddove di tuo interesse, potrai beneficiare delle funzionalità messe a disposizione dal Sito creando un account My Virgin Active, tramite la apposita sezione del Sito. Potrai registrarti al Sito, sia che tu sia un nostro cliente (ed in questo caso potrai anche registrarti utilizzando la tua tessera) sia che tu non sia iscritto ai nostri servizi. Nel primo caso, dalla tua area personale potrai accedere ad informazioni relative, ad esempio, ai dati personali da te forniti al momento dell’iscrizione, alla tipologia del tuo abbonamento, alla data di scadenza del tuo certificato medico, al calendario dei corsi ed ai regolamenti dei vari Club. Se, invece, non sei iscritto ai nostri servizi, registrandoti potrai salvare i tuoi dati, prenotare un appuntamento presso un Club, conservare i tuoi preventivi, creare una lista dei desideri e, qualora tu lo richieda espressamente, farti contattare telefonicamente nel giorno e nella fascia oraria da te indicati o tramite messaggio Whatsapp. Dall’area riservata potrai inoltre accedere alle possibili formule di abbonamento, ai dati personali da te forniti quando ti sei registrato, ed ai regolamenti dei Club.
2.c. Dati di terzi trattati
Al fine di consentire il pagamento di un abbonamento ai nostri Club, Virgin Active consente che un soggetto terzo, titolare di una carta di credito o di un IBAN a sé intestato, provveda al pagamento del tuo abbonamento per tuo conto, consentendoti di usufruire dei nostri servizi. I dati personali del soggetto titolare della carta di credito o del conto corrente su cui è addebitato il pagamento sono raccolti contestualmente all’iscrizione dell’abbonamento del nuovo Socio o, successivamente, in caso di richiesta di modifiche il titolare del pagamento sarà tenuto a sottoscrivere direttamente la presente informativa. In ogni caso, si potrebbe verificare un trattamento di dati personali di terzi soggetti, da te comunicati a Virgin Active (ad esempio, nome e cognome del terzo titolare di pagamento, numero di carta di credito/coordinate IBAN). In tale caso l’origine del dato del titolare del pagamento potrebbe essere il Socio stesso, che è tenuto ad informare adeguatamente il terzo che i suoi dati verranno trattati per le finalità di “Erogazione dei servizi”, “Riscontro delle richieste” e “Compliance” di seguito dettagliate, e conservati da Virgin Active conformemente a quanto indicato al paragrafo “Conservazione dei dati”. Rispetto a questa ipotesi di cui al punto 2.c.i, ti informiamo che tu agisci come autonomo titolare del trattamento, assumendoti tutti i relativi obblighi e responsabilità di legge. In tal senso, tu conferisci sul punto la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno da trattamento del dato personale, ecc. che dovesse pervenire al Titolare del trattamento da tali terzi soggetti, i cui dati personali siano stati comunicati a Virgin Active. In ogni caso, qualora tu fornisca o in altro modo tratti dati personali di terzi, garantisci fin da ora – assumendotene ogni connessa responsabilità – che tali terzi siano stati da te preventivamente informati del fatto che i loro dati personali sarebbero stati comunicati a Virgin Active che li avrebbe trattati come descritto in questa informativa redatta anche ai sensi dell’art. 14 del Regolamento. La comunicazione dei dati dei terzi deve fondarsi, infatti, sulla previa acquisizione - da parte tua - del loro consenso al trattamento di tali dati da parte di Virgin Active.
Inoltre, qualora tu pubblichi sui social network o su eventuali piattaforme da te utilizzate immagini/video scattate all’interno dei nostri Club (in tutte le aree di accesso pubblico) e raffiguranti altri Soci, nostri collaboratori o visitatori, ti informiamo che Virgin Active in questi casi non effettua alcun trattamento sui dati personali in questione e che tu agisci come autonomo titolare del trattamento, assumendoti tutti i relativi obblighi e responsabilità di legge. In tal senso, tu conferisci sul punto la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno da trattamento, ecc. che dovesse pervenire a Virgin Active, che non è in questo caso titolare del trattamento. In ogni caso, ti invitiamo ad avere sempre un comportamento rispettoso nei confronti dei nostri Soci, collaboratori e visitatori, assicurandoti sempre che non siano contrari ad essere ripresi da te ed informandoli sempre su come utilizzerai le immagini che li ritraggono. Soprattutto, ti raccomandiamo di richiedere sempre il loro consenso prima di pubblicare immagini che li ritraggono sui social network.
2.d. Dati a te riferiti forniti da terzi
Può succedere che Virgin Active non raccolga i tuoi dati direttamente da te ma che essi siano forniti da terzi, come spiegato nel paragrafo che precede. Ad esempio, ciò potrebbe accadere nel caso in cui un nostro cliente ti inviti presso i nostri Club, regalandoti una lezione di prova o una giornata gratuita o nel caso in cui qualcuno abbia acquistato un abbonamento per te all’interno dell’E-commerce. In questi casi, la fonte da cui hanno origine i tuoi dati personali è quella descritta nel presente paragrafo ed in quello che precede, ovvero essi sono stati forniti a Virgin Active da un terzo (ad esempio, la persona di tua conoscenza che ti ha invitato al Club o ti ha regalato una giornata di prova o che ha acquistato un abbonamento di cui tu sei il beneficiario). Ti informiamo che puoi in ogni momento richiedere informazioni sull’origine dei tuoi dati e/o richiederne la cancellazione scrivendo ai dati di contatto indicati al paragrafo “Come ci puoi contattare per ottenere informazioni ed esercitare i tuoi diritti privacy”.
2.e. Dati trattati nell'interazione con i social network
Laddove possibile, oltre che compilando gli appositi form di richiesta di servizi, potrai registrarti, se hai un account Google, Instagram, Linkedin o Facebook, anche cliccando semplicemente sul bottone “Registrati con”. In questi casi il canale selezionato invierà automaticamente a Virgin Active alcuni tuoi dati personali, specificati nell’apposita finestra “pop-up” che viene visualizzata al momento della richiesta, e non vi sarà necessità di compilare altri form da parte tua.
Il nostro Sito utilizza i cd. plug-in di alcuni social network, quali Facebook, Whatsapp, Twitter, Linkedin e Instagram.
Maggiori dettagli sui plug-in di Facebook e sulle loro caratteristiche si trovano su https://developers.facebook.com/docs/plugins, per quanto riguarda maggiori informazioni su Whatsapp si veda https://developers.facebook.com/docs/whatsapp/.
Per Twitter si rimanda al link https://developer.twitter.com/en/docs/twitter-for-websites/overview, mentre per Linkedin e Instagram si rimanda, rispettivamente, rispettivamente, a https://www.linkedin.com/help/lms/answer/85810 e https://developers.facebook.com/docs/instagram. In ogni caso, si rimanda alle rispettive privacy policy per qualsiasi aggiornamento dovesse intervenire sul contenuto delle stesse.
Per impedire la trasmissione e la memorizzazione dei dati relativi alla navigazione Internet tramite social network, l’utente dovrà disconnettersi da essi prima di visitare il nostro Sito. Per avere maggiori informazioni su questo argomento ti invitiamo a leggere la nostra Cookie Policy.
2.f. Categorie particolari di dati
Nella tua qualità di cliente dei nostri Club, Virgin Active tratterà anche i dati relativi alla tua salute contenuti nel certificato medico di idoneità all’attività fitness&wellness, che sei tenuto a fornire al momento dell’iscrizione al Club o qualora tu richieda di sospendere il tuo abbonamento in quanto fisicamente impossibilitato ad allenarti oppure negli altri casi previsti dal tuo contratto di abbonamento. Inoltre, il personale di Virgin Active potrebbe, più in generale, venire a conoscenza di informazioni relative al tuo stato di salute nel corso degli allenamenti (per esempio, potresti comunicare informazioni relative a tue patologie che influiscono sugli esercizi che puoi svolgere). Ciò comporta necessariamente il trattamento, da parte di Virgin Active, di dati personali che nel loro complesso possono rivelare il tuo stato di salute e che, pertanto, rientrano nel novero delle categorie particolari di dati personali di cui all'art. 9 del Regolamento.
Come meglio spiegato nel contratto di abbonamento, per poterti allenare all’interno dei Club Virgin Active è necessario fornire un certificato medico di idoneità all’attività fitness&wellness. A tal fine, potrai consegnare copia del certificato rilasciato dal tuo medico oppure usufruire dei servizi di prenotazione di visita medica messi a disposizione presso i nostri Club ed effettuare un controllo con i centri medici convenzionati di Virgin Active presenti spesso presso i Club Stessi. In questo secondo caso, il certificato medico dovrà tipicamente essere da te consegnato alla reception di Virgin Active e, solo in casi eccezionali, Virgin Active potrà ottenerlo direttamente per mano del medico che ha effettuato la visita. Ti ricordiamo che, anche quando effettui la visita medica presso i locali dei Club, i medici che vistano i clienti agiscono in qualità di autonomi titolari del trattamento e che Virgin Active si limita a mettere a loro disposizione i locali. Ciò significa che essi decidono le modalità e le finalità del trattamento dei dati personali dei pazienti che visitano. In tal senso, essi forniranno ai pazienti un’apposita informativa privacy che spiega come tratteranno i loro dati quando effettuano tale visita medica.
2.g. Geolocalizzazione
Il Sito in versione desktop, attraverso la funzione “localizzami” e dietro tua espressa autorizzazione, tratta i dati relativi alla tua ubicazione al fine di erogarti il servizio che ti consente di trovare i Club più vicini a te. Se clicchi sul pulsante “localizzami” compare un “pop-up” che ti chiede l’autorizzazione a geolocalizzare il tuo dispositivo. Come utente hai sempre la possibilità di negare al Sito l'accesso ai tuoi dati di ubicazione attraverso le impostazioni del tuo dispositivo. In particolare, per disattivare questa funzione devi cliccare sull'icona a forma di lucchetto accanto alla URL e modificare le preferenze sulla geolocalizzazione.
Per quanto riguarda invece il Sito in versione mobile, potrai abilitare e disabilitare la geolocalizzazione in base alle impostazioni del tuo cellulare.
2.i. Cookie
Le informazioni sui cookie serviti dal Sito sono disponibili al seguente link: https://www.virginactive.it/cookie.
3. COME USIAMO I TUOI DATI PERSONALI, PERCHÉ E SU QUALE BASE LEGALE
I tuoi dati personali (la cui natura e tipo sono descritte nella sezione “QUALI DATI PERSONALI TRATTIAMO“) saranno trattati con strumenti automatizzati e non. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
Essi verranno trattati, con il tuo consenso se necessario, per le seguenti finalità, ove applicabili:
3.1. Erogazione dei servizi: a seconda del caso specifico, i tuoi dati saranno trattati per consentirti di concludere i contratti per l’erogazione da parte di Virgin Active dei servizi fitness e wellness, consentirti la navigazione all’interno del Sito (inclusa la sua sezione E-commerce), consentirti di partecipare alle eventuali operazioni e/o concorsi a premio di volta in volta organizzate e in generale per ricevere i vari servizi forniti da Virgin Active, compresi eventuali servizi che possono essere acquistati tramite il Sito. Si precisa che nell’erogazione dei servizi è ricompreso anche l’invio di comunicazioni – anche tramite Whatsapp - strettamente legate alla corretta erogazione dei servizi di Virgin Active (ad esempio, per segnalarti la prossima scadenza del certificato medico, per informarti dell’approssimarsi del rinnovo dell’abbonamento, in caso di manutenzione di una o più zone del Club, oppure per inviarti una comunicazione per informarti della temporanea chiusura delle stesse) o ancora legate alla gestione del rapporto pre-contrattuale o contrattuale in essere tra te e Virgin Active (ad esempio, per confermare e riepilogare i dettagli dell’incontro presso il Club una volta prenotato un appuntamento tramite telefono, comunicazioni relative ai pagamenti degli abbonamenti, oppure qualora risultino insoluti uno o più pagamenti riferiti al tuo contratto).
Tramite Virgin Active puoi anche usufruire dei servizi di prenotazione della visita medica messi a disposizione presso i nostri Club ed effettuare un controllo con i centri medici convenzionati di Virgin Active, al fine di ottenere il rilascio di un certificato medico di idoneità all’attività fitness&wellness che ti permetterà di allenarti presso i nostri Club. Virgin Active in questi casi tratta i tuoi dati solo ai fini di effettuare le prenotazioni, mentre i medici sono titolari autonomi di questi dati, trattandoli in base a quanto indicato nelle loro informative per il trattamento dei dati.
Il trattamento dei tuoi dati personali per la finalità di Erogazione dei servizi (sezione 3.1) risulta necessario per poterti erogare i servizi richiesti. Tale trattamento si fonda sull’art. 6, par. 1, lett. b), del Regolamento ([…]il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso). Il conferimento dei tuoi dati personali per questa finalità è facoltativo, ma l’eventuale mancato conferimento comporterebbe l’impossibilità di attivare o erogare i servizi da te richiesti.
Il trattamento dei dati personali relativi al tuo stato di salute si fonda sul tuo consenso, conformemente a quanto previsto dall’art. 9, par. 2, lett. a), del Regolamento ([…]l’interessato ha prestato il proprio consenso esplicito al trattamento di tali dati personali per una o più finalità specifiche). Il conferimento del tuo consenso è facoltativo, ma in mancanza non potremo fornirti il servizio richiesto e ciò a tutela della sicurezza dei tuoi allenamenti, essendo il certificato medico un requisito indispensabile per potersi allenare nei nostri Club.
3.2. Riscontro delle richieste: riscontrare specifiche richieste rivolte a Virgin Active, comprese eventuali richieste di ricezione di specifiche informazioni sui servizi Virgin Active inoltrate tramite le nostre piattaforme e/o tramite la compilazione dei form online o cartacei, anche in occasione di eventi esterni (cd. attività “outreach”).
Il trattamento dei tuoi dati personali per la finalità di Riscontro delle richieste (sezione 3.2) risulta necessario per poterti erogare i servizi richiesti. Tale trattamento si fonda sull’art. 6, par. 1, lett. b), del Regolamento ([…]il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso). Il conferimento dei tuoi dati personali per questa finalità è facoltativo, ma l’eventuale mancato conferimento comporterebbe l’impossibilità di attivare o erogare i servizi da te richiesti. Per questa finalità potremmo, inoltre, trattare categorie particolari di dati, come nel caso in cui tu, ad esempio, richieda la sospensione del tuo abbonamento.
3.3. Compliance: adempiere ad eventuali obblighi previsti dalle leggi vigenti, da regolamenti o dalla normativa comunitaria, o soddisfare richieste provenienti dalle autorità.
Il trattamento dei tuoi dati personali per tale finalità è necessario per adempiere ad obblighi di legge a cui Virgin Active è soggetta. Tale trattamento si fonda, infatti, sull’art. 6, par. 1, lett. c, del Regolamento ([…]il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento).
Tale trattamento potrebbe comportare la comunicazione dei tuoi dati personali alle autorità e la conservazione dei tuoi dati per obblighi contabili, fiscali o di altra natura esistenti in capo a Virgin Active.
3.4. Soft Opt-in: inviarti via e-mail offerte su prodotti o servizi analoghi a quelli da te acquistati, salvo il tuo rifiuto espresso a ricevere tali comunicazioni, che potrai esprimere in qualunque momento.
Questo trattamento è legittimo ai sensi dell’art. 130, comma 4, del Codice Privacy, e non necessita del tuo consenso, sempre che si tratti di comunicazioni su prodotti o servizi analoghi a quelli che sono stati oggetto di un tuo acquisto e che tu, adeguatamente informato, non rifiuti tale uso del tuo indirizzo di posta elettronica, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni ricevute.
Ciò significa che tu puoi opporti al trattamento dei tuoi dati personali per tale finalità sia in fase di richiesta dei prodotti e servizi disponibili sul Sito (negando espressamente il consenso al trattamento per finalità di Marketing), che in occasione di successive comunicazioni commerciali correlate al tuo acquisto ricevute da parte del Titolare, scrivendo ai recapiti indicati nella sezione “come ci puoi contattare per ottenere informazioni ed esercitare i tuoi diritti privacy” di questa informativa.
3.5. Marketing: svolgere attività di marketing come: elaborare studi, ricerche, statistiche di mercato; inviarti materiale promozionale inerente alle attività, ai servizi e ai prodotti di Virgin Active e dei propri Partner commerciali (senza che vi sia alcuna comunicazione di dati personali di titolarità di Virgin Active ai suddetti Partner). Tali comunicazioni potranno essere effettuate via e-mail, via sms, via Whatsapp, attraverso posta cartacea, l’uso del telefono con operatore e/o attraverso le pagine ufficiali di Virgin Active sui social network e l’inserimento di banner su siti di terze parti. Si precisa che il Titolare raccoglie un unico consenso per le finalità di marketing qui descritte, ai sensi del Provvedimento Generale del Garante per la Protezione dei Dati Personali “Linee guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam”, del 4 luglio 2013.
I trattamenti eseguiti per le finalità di Marketing descritte alla presente sezione richiedono il tuo preventivo consenso, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) (“[…] l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità”).
Il conferimento dei tuoi dati personali per questa finalità è quindi del tutto facoltativo e non pregiudica, in alcun modo, la fruizione dei servizi. Ciò significa che qualora tu non desideri rilasciare tale consenso, potrai ugualmente usufruire dei servizi resi disponibili. L’unica conseguenza del tuo mancato rilascio di tale consenso, sarà che non potrai ricevere vantaggi, sconti, codici promozionali, offerte commerciali e promozioni di Virgin Active riservati alla propria clientela, presente o futura.
In ogni caso, qualora desiderassi opporti al trattamento dei tuoi dati personali per le finalità di Marketing, potrai in qualunque momento farlo tramite i “Settings” della App MyVirginActive se tu la utilizzi, oppure contattando il Titolare ai recapiti indicati nella sezione “Come ci puoi contattare per ottenere informazioni ed esercitare i tuoi diritti privacy” di questa informativa. In quest’ultimo caso, al fine di permetterti di esercitare al meglio i tuoi diritti e di revocare tutti i tuoi consensi eventualmente prestati, nel caso tu ti sia registrato sui sistemi Virgin Active con più indirizzi e-mail/numeri di telefono, ti chiediamo di specificare gli indirizzi di posta elettronica e/o i numeri di telefono riguardo ai quali intendi revocare il tuo consenso per le comunicazioni con finalità di marketing. La revoca del tuo consenso può essere da te chiesta in qualunque momento e non pregiudica la liceità del trattamento avvenuto prima della revoca.
3.6. Profilazione: Virgin Active effettua diversi tipi di profilazione:
- Profilazione necessaria. Questo tipo di profilazione è necessaria per consentirti di concludere il contratto di abbonamento nel caso tu ti voglia iscrivere acquistando un abbonamento online, in quanto il Sito è in grado di riconoscere se tu sei già stato Socio di Virgin Active e se pesano a tuo carico eventuali insolvenze o altre ipotesi di inadempimento contrattuale, nel pieno rispetto delle Condizioni Generali dell’abbonamento. In questi casi, il Sito sospende la possibilità di eseguire l’acquisto dell’abbonamento online e ti invita a recarti presso il Club per una gestione personalizzata della tua richiesta di rinnovo. Questo trattamento è del tutto analogo a quello che viene posto in essere offline presso i Club nel caso di rinnovo dell’abbonamento da parte di un ex Socio: qualora risulti a Virgin Active che l’ex Socio non ha rispettato i regolamenti dei Club o risultino degli insoluti a suo carico o altre ipotesi di inadempimento contrattuale, la nuova iscrizione potrebbe essergli preclusa. Il trattamento dei tuoi dati personali per la finalità di Profilazione necessaria si fonda sull’art. 6, par. 1, lett. b) del Regolamento ([…]il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso) e sull’art. 22, par. 2, lett. a) del Regolamento. Il conferimento dei tuoi dati personali per questa finalità è facoltativo, ma l’eventuale mancato conferimento comporterebbe l’impossibilità di attivare o erogare i servizi da te richiesti.
- Profilazione per finalità di marketing. Questo tipo di profilazione è mirata a tenere conto dei tuoi interessi per poterti fornire comunicazioni e contenuti personalizzati attraverso il Sito di Virgin Active ed i canali di comunicazione commerciale, senza uso di cookie. Per i trattamenti legati all’uso dei cookie si rimanda all’apposita sezione “Cookie” della presente Privacy Policy.
Al momento del tuo login, il Sito di Virgin Active e la sua sezione E-commerce, verificando se il tuo indirizzo e-mail è già presente sui database, sono in grado di qualificarti come Socio di Virgin Active oppure no; inviare comunicazioni di servizio differenziate ai Soci in base al Club di appartenenza; differenziare le comunicazioni destinate ai Soci rispetto a quelle dei non Soci; inviarti comunicazioni specifiche relative ad un particolare servizio aggiuntivo da te acquistato.
Questo trattamento dei tuoi dati è fondato sul legittimo interesse di Virgin Active ad ottimizzare e rendere più efficaci le proprie comunicazioni commerciali, in base a quanto consente l’art. 6, par. 1, lett. f del Regolamento (“[…]il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi”). Virgin Active precisa di avere svolto in proposito un bilanciamento tra il proprio interesse e diritti e le libertà degli interessati, e che in base alle considerazioni fatte ritiene che in questo caso gli interessi ed i loro diritti non siano lesi dal trattamento in questione.
In ogni caso, qualora desiderassi opporti al trattamento dei tuoi dati personali per le finalità di Profilazione per finalità di marketing, potrai in qualunque momento farlo contattando il Titolare ai recapiti indicati nella sezione “come ci puoi contattare per ottenere informazioni ed esercitare i tuoi diritti privacy” di questa informativa.
3.7 Miglioramento dei servizi offerti: garantirti un livello di servizio che sia il più elevato possibile. Per farlo, potremo chiederti un feedback sulla tua esperienza presso Virgin Active, proprio per migliorare i servizi a te offerti e già acquistati.
A titolo esemplificativo, eccoti alcuni casi di come potremo trattare i tuoi dati per questa finalità:
- quando ti iscrivi ai nostri Club ci sono alcune attività da fare per attivare correttamente l’abbonamento; potremo inviarti delle comunicazioni per accertarci che tu abbia correttamente attivato il tuo abbonamento e per raccogliere eventuali tuoi primi feedback sul servizio da te acquistato;
- qualora rilevassimo che nonostante il pagamento di una quota mensile tu non riesci a frequentare i nostri Club, potremo inviarti delle comunicazioni finalizzate a comprendere la ragione di tale bassa frequenza e anche per aiutarti a trovare soluzioni alternative, ad esempio la sospensione dell’abbonamento o la sua cessione ad un terzo qualora tu non riesca a frequentare;
- in caso di disdetta dell’abbonamento potremo inviarti comunicazioni per avere un feedback sulla tua esperienza presso i nostri Club.
Questo trattamento è fondato sulla base giuridica del legittimo interesse di Virgin Active a migliorare il proprio servizio e garantirti il miglior servizio possibile.
Per tutti i trattamenti sopra descritti fondati sul legittimo interesse ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f, del Regolamento, Virgin Active ha verificato che gli interessi e i diritti fondamentali dell’interessato non prevalgano sugli interessi del Titolare del trattamento, e ciò soprattutto in considerazione del fatto che gli interessati possono ragionevolmente attendersi tali trattamenti dei loro dati personali, in virtù della alla loro relazione con il titolare del trattamento (con il quale intercorre un rapporto contrattuale).
In ogni caso, qualora desiderassi opporti al trattamento dei tuoi dati personali per le finalità di Miglioramento dei servizi offerti, potrai in qualunque momento farlo contattando il Titolare ai recapiti indicati nella sezione “Come ci puoi contattare per ottenere informazioni ed esercitare i tuoi diritti privacy” di questa informativa oppure, ove disponibile, tramite i “Settings” della App MyVirginActive.
3.8 Statistica: per scopi statistici, senza che sia possibile risalire alla tua identità.
Si precisa che tale trattamento non è eseguito su dati personali e pertanto può essere liberamente effettuato da Virgin Active.
4. CON CHI CONDIVIDIAMO I TUOI DATI PERSONALI
I tuoi dati personali potranno essere condivisi, per le finalità di cui alla sezione 3 della presente Privacy Policy, con:
4.1. soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento, ossia: i) persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza a Virgin Active in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria e finanziaria; ii) soggetti delegati a svolgere attività di manutenzione tecnica dei sistemi informatici e del Sito; iii) istituti di credito, compagnie e broker assicurativi; vi) società alle quali Virgin Active ha affidato il servizio di recupero crediti dei propri insoluti (collettivamente “Destinatari”). A titolo esemplificativo, il Sito è realizzato da Gamma Studio S.r.l., con sede legale in 20124 - Milano (MI), Via V. Pisani n. 6, la quale opera in qualità di responsabile del trattamento in virtù di specifico contratto stipulato ai sensi dell’art. 28 del Regolamento;
4.2. soggetti, enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i tuoi dati personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità;
4.3. società controllanti, controllate e collegate a Virgin Active, limitatamente al perseguimento di finalità amministrativo-contabili interne connesse allo svolgimento delle attività di natura organizzativa, amministrativa, finanziaria e contabile;
4.4. studi medici convenzionati con Virgin Active, in caso di richiesta di prenotazione di visite mediche presso i medesimi al fine del rilascio del certificato medico di idoneità all’esercizio dell’attività ludico-motoria;
4.5. persone autorizzate da Virgin Active al trattamento di dati personali necessario a svolgere attività strettamente correlate all’erogazione dei servizi, che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza, quali, a titolo esemplificativo, i dipendenti di Virgin Active, gli assistenti di sala, i Group Trainer, i Gym Trainer e i Personal Trainer.
Al di fuori delle suindicate ipotesi, i suoi dati non saranno oggetto di comunicazione se non nei confronti di soggetti, enti o Autorità verso cui la comunicazione sia obbligatoria in forza di disposizioni di legge o di regolamento.
5. SERVIZIO DI PERSONAL TRAINING
5.1. Virgin Active mette a disposizione dei clienti la possibilità di allenarsi presso i Club Virgin Active o outdoor con un Personal Trainer (servizio di “Personal Training”). Tali Personal Trainer agiscono in qualità di persone autorizzate al trattamento dei tuoi dati personali, che sono di titolarità di Virgin Active. Ciò significa che, qualora tu decida di allenarti con un Personal Trainer, questi da un lato avrà accesso ai dati personali da te già forniti a Virgin Active (quali i dati di allenamento contenuti nella App ed i dati di contatto) e, dall’altro, tratterà i dati personali che tu gli fornirai durante l’allenamento. In entrambi i casi, il Personal Trainer tratterà i tuoi dati personali in conformità alle specifiche istruzioni fornite da Virgin Active, che rimane anche in questi casi l’unico soggetto Titolare del trattamento dei tuoi dati personali.
5.2. Qualora tu usufruisca del servizio di Personal Training, Virgin Active, quale Titolare del trattamento, viene di ciò informata dal Personal Trainer stesso; tale informazione è necessaria per finalità organizzative e di gestione del lavoro e degli spazi, nonché per consentire la gestione dei tuoi allenamenti con il Personal Trainer. Il tuo nome, all’interno dei sistemi informatici di Virgin Active, sarà pertanto associato a quello del tuo Personal Trainer, e viceversa: in mancanza di tale associazione il servizio di Personal Training non potrà essere erogato.
6. TRASFERIMENTI ALL’ESTERO DEI TUOI DATI PERSONALI
Alcuni dei tuoi dati personali sono condivisi con Destinatari che si potrebbero trovare al di fuori dello Spazio Economico Europeo (“SEE”). Virgin Active pone il massimo impegno per far sì che il trattamento dei tuoi dati personali da parte di questi Destinatari avvenga nel rispetto del Regolamento. Invero, i trasferimenti si possono basare su una decisione di adeguatezza o sulle Clausole Contrattuali Tipo di volta in volta adottate dalla Commissione Europea per il trasferimento dei Dati Personali da un Titolare stabilito nell’UE verso un'Entità extra SEE, o sulle clausole tipo di protezione dei dati adottate dalla Commissione secondo la procedura d'esame di cui all'articolo 93, paragrafo 2 del Regolamento o ancora sulle clausole tipo di protezione dei dati adottate da un'autorità di controllo e approvate dalla Commissione secondo la procedura d'esame di cui all'articolo 93, paragrafo 2 del Regolamento.
Maggiori informazioni sono disponibili inviando una richiesta scritta al Titolare ai recapiti indicati nella sezione “come ci puoi contattare per ottenere informazioni ed esercitare i tuoi diritti privacy” di questa informativa.
7. PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I TUOI DATI PERSONALI
Conserveremo i tuoi dati personali per tempi diversi a seconda della finalità per cui li abbiamo raccolti:
Maggiori informazioni in merito al periodo di conservazione dei dati e ai criteri utilizzati per determinare tale periodo possono essere richieste inviando una richiesta scritta al Titolare ai recapiti indicati nella sezione "come ci puoi contattare per ottenere informazioni ed esercitare i tuoi diritti privacy " di questa informativa. È fatta salva in ogni caso la possibilità per Virgin Active di conservare i tuoi dati personali per il periodo di tempo previsto e ammesso dalla legge Italiana a tutela dei propri interessi (Art. 2947, comma 1 e 3, Codice Civile).
8. QUALI SONO I TUOI DIRITTI IN QUALITÀ DI INTERESSATO
Ai sensi degli artt. 15 e ss. del Regolamento, hai il diritto di chiedere a Virgin Active, in ogni momento, l'accesso ai tuoi dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, o di opporti al loro trattamento ai sensi dell’art. 21 del Regolamento. Hai, altresì, diritto di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall'art. 18 del Regolamento, nonché di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che ti riguardano, nei casi previsti dall'art. 20 del Regolamento.
Con specifico riferimento al tuo diritto ad ottenere la cancellazione dei tuoi dati personali, ci teniamo a chiarire che la normativa applicabile prevede che non possano essere cancellati i dati personali che risultano necessari (ai sensi dell’art. 17, par. 3., del Regolamento). Di conseguenza, quando richiederai la cancellazione dei tuoi dati personali, la cancellazione non potrà ricomprendere anche i dati sopra descritti.
Per esercitare i diritti di cui sopra, le richieste vanno rivolte per iscritto al Titolare ai recapiti indicati nella sezione “come ci puoi contattare per ottenere informazioni ed esercitare i tuoi diritti privacy” di questa informativa.
Ti informiamo che per poter correttamente riscontrare le tue richieste di esercizio dei diritti, Virgin Active ha bisogno di identificarti adeguatamente all’interno dei propri sistemi. Per questa ragione, ti chiediamo sin da ora quando eserciti i tuoi diritti di volerci fornire gentilmente ogni informazione utile ad identificarti univocamente e specificare, ad esempio, nome, cognome, indirizzo e-mail, cellulare.
Inoltre, ti informiamo che, per una ragione di sicurezza, prima di fornire riscontro alle richieste di accesso e di portabilità le nostre procedure interne ci impongono di richiederti una copia del tuo documento di identità.
In ogni caso, hai sempre diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente (Garante per la protezione dei dati personali), ai sensi dell'art. 77 del Regolamento, oppure di rivolgerti all’autorità giudiziaria ordinaria competente qualora tu ritenga che il trattamento dei tuoi dati sia contrario alla normativa in vigore.
9. COME POSSIAMO MODIFICARE LA PRESENTE INFORMATIVA
Virgin Active si riserva di aggiornare il contenuto di questa informativa, in parte o completamente, anche a causa di variazioni della normativa applicabile. Qualora le modifiche riguardino cambiamenti sostanziali nei trattamenti oppure abbiano un impatto rilevante sui clienti, Virgin Active le notificherà opportunamente agli stessi. Virgin Active ti invita quindi a visitare con regolarità questa sezione del Sito, dove puoi trovare sempre la versione più recente ed aggiornata della Privacy Policy, in modo da essere aggiornato sui dati raccolti e sull’uso che ne fa Virgin Active.
10. COME CI PUOI CONTATTARE PER OTTENERE INFORMAZIONI ED ESERCITARE I TUOI DIRITTI PRIVACY
Per esercitare i tuoi diritti privacy o per qualunque altra richiesta di informazioni riguardo il trattamento dei tuoi dati personali puoi scrivere al Titolare del trattamento: Virgin Active Italia S.p.A., via Archimede n.2, Corsico (MI).
Inoltre, Il DPO è a disposizione al seguente indirizzo: dpo@virginactive.it.
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